Envoyer un bulletin de salaire par mail : que dit le RGPD en 2025 ?
Il suffit d’une phrase, souvent prononcée avec une totale normalité, pour comprendre qu’un énorme problème persiste encore en 2025 :
« On envoie les bulletins de salaire par mail. »
Pour un salarié comme pour une entreprise, cela peut sembler pratique. Mais en réalité, cet envoi « classique » par email, sans chiffrement ni solution sécurisée, constitue une violation directe du RGPD. Et au-delà de la conformité, il s’agit d’un véritable enjeu de respect de la vie privée.
Dans cet article, vous allez comprendre :
pourquoi l’envoi de fiches de paie par mail est risqué,
ce que dit réellement la loi,
les obligations de l’employeur,
et les solutions sécurisées à mettre en place pour être pleinement conforme.
Une lecture indispensable pour tout service RH, paie, DAF ou chef d’entreprise.
1 - Pourquoi envoyer un bulletin de salaire par mail est risqué ?
1.1 - Le problème du mail non sécurisé
Un email standard n’est pas un moyen de communication sécurisé.
Il peut être intercepté, transféré, piraté ou stocké sur des serveurs à l’étranger hors UE, sans aucune garantie.
👉 Or, un bulletin de salaire contient des données personnelles sensibles, comme :
l’identité complète,
le salaire,
la situation familiale,
le numéro de sécurité sociale,
des informations liées aux absences ou congés.
Le RGPD impose une obligation de sécurité renforcée pour ce type de données.
1.2 - Une violation directe du RGPD
L’article 32 du RGPD est clair :
l’entreprise doit mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées au niveau de sensibilité des données.
L’envoi d’un document RH aussi intime sans chiffrement est considéré comme :
🔥 un manquement à l’obligation de sécurité,
💣 un risque majeur en cas de contrôle de la CNIL,
😬 une atteinte au respect de la vie privée du salarié.
Même bonne foi ou habitudes internes ne protègent pas l’entreprise juridiquement.
2 - Le salarié peut-il refuser un coffre-fort numérique ?
Oui.
Certaines entreprises ont modernisé leurs pratiques… mais pas toujours dans le bon sens.
De plus en plus de services RH imposent la mise à disposition des fiches de paie via un coffre-fort numérique.
Sauf que juridiquement, cela ne fonctionne pas ainsi.
➡️ Le salarié peut refuser.
L’employeur n’a pas le droit d’imposer un système unique sans proposer d’alternative.
Ce que dit le Code du Travail :
Les bulletins peuvent être remis en version papier ou en version dématérialisée, mais avec l’accord du salarié (articles L3243-2 et suivants).
Le salarié peut à tout moment revenir au format papier.
L’employeur doit proposer une solution alternative équivalente.
Imposer un outil = non conforme.
3 - Obligations légales : ce que doit faire l’employeur
3.1 - Un mode de transmission sécurisé
Les options conformes :
un coffre-fort numérique optionnel,
un portail RH sécurisé,
un mail chiffré (vrai chiffrement, pas un simple mot de passe),
une remise en main propre sous enveloppe fermée.
3.2 - Le consentement explicite du salarié
L’accord doit être :
clair,
libre,
spécifique,
réversible.
3.3 - La confidentialité absolue
Stockage sécurisé, accès limités, durée de conservation maîtrisée.
3.4 - La traçabilité
Il doit être possible de prouver :
quand le fichier a été mis à disposition,
comment,
via quelle plateforme,
avec quel niveau de sécurité.
4 - Quelles solutions pour envoyer les fiches de paie en sécurité ?
Les RH ont aujourd’hui plusieurs choix efficaces et conformes.
4.1 - Un coffre-fort numérique (avec accord du salarié)
Sécurisé, pratique, traçable.
Exemples :
Digiposte
Cecurity
Coffreo
4.2 - Un portail RH sécurisé
Idéal pour les structures moyennes ou grandes.
Le salarié accède en autonomie à son espace privé.
4.3 - Le chiffrement des emails
Systèmes possibles :
S/MIME
PGP
Outils RH intégrés (PayFit, Silae…) qui génèrent des liens sécurisés.
4.4 - La remise papier
Toujours autorisée et toujours conforme.
En 2025, ce n’est plus seulement une question de conformité : c’est une question de décence
Avec le nombre de fuites de données en France (plus de 3 500 incidents notifiés à la CNIL), continuer à envoyer des bulletins de salaire comme un simple PDF est irresponsable.
Au-delà de la loi, c’est une question de respect envers les salariés.
Un employé ne devrait jamais apprendre par un pirate, un tiers ou une fuite que son bulletin de salaire a circulé sans aucune protection.
Conclusion
L’envoi des bulletins de salaire par email non sécurisé n’est pas seulement une pratique dépassée :
c’est une violation claire du RGPD et une prise de risque inutile.
Mettre en place une solution sécurisée n’est ni long ni complexe, et améliore à la fois la conformité, la confiance interne et l’image employeur.
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